Les associations

PLANNING des MANIFESTATIONS 2017

 

Règlement intérieur du Foyer Rural

 

Le Foyer Rural est mis à la disposition des personnes, associations ou groupements pour l’organisation de réunions, conférences, spectacles, manifestations culturelles ou festives.

Les manifestations organisées par des particuliers sont exclusivement d’ordre familial, à but non lucratif et ne doivent pas comporter d’entrées payantes.

La mise à disposition du FR est accordée gratuitement aux associations de la commune. Le nombre de manifestations est limité à 5 par an.

Le nombre de personnes dans la salle principale ne peut dépasser 180. Le FR est composé d’une grande salle avec estrade, d’une cuisine aménagée, d’un hall d’entrée et de toilettes, d’une salle de réunion (ancienne mairie) et d’une pièce de rangement.

Toute sous-location est formellement interdite.

En cas d’élections, le FR sera réquisitionné du vendredi précédant l’élection jusqu’au dimanche inclus et la location annulée.

Toute occupation doit faire l’objet d’un engagement signé par le Maire (ou un responsable ayant délégation) et de l’utilisateur. Les demandes de location doivent tenir compte du temps de « montage/démontage » et de préparation qui peuvent être nécessaire.

Chaque demande devra comporter l’engagement préalable de respecter et faire respecter les dispositions énoncées dans le présent règlement.

Cet engagement est concrétisé par la signature du présent document par le représentant de la personne morale ou physique en question (utilisateur).

 

Modalités de fonctionnement :

 

Les horaires de location du FR sont les suivants :

– une journée de location débute à 7 heures le matin et se termine à 6h59 mn le lendemain matin.

– une demi-journée débute : soit pour la matinée de 7 heures à 15 heures 30 ou pour la soirée de 16 heures à 24 heures. Le temps d’utilisation du Foyer Rural pour la préparation ou pour le nettoyage de la salle fait partie de la location.

Pour une location le dimanche, la remise en état du FR sera faite au plus tard le lundi matin à 6 heures 30, heure à laquelle l’employée communale intervient pour le nettoyage des locaux.

Les organisateurs devront remettre en place les tables, les chaises et les bancs tels qu’ils étaient disposés lors de la mise à disposition du FR, à savoir :

→ 7 tables et 10 bancs restent de manière permanente dans la grande salle (possibilité d’en solliciter davantage sur simple demande lors de la réservation). Pour les locations à titre privé et pour le club du 3ème âge Augignac, le supplément de tables et de bancs devra être demandé au moins 48h à l’avance et sera mis à disposition par un employé communal.

Il appartient à l’utilisateur l’organisation matérielle de sa manifestation. Tout objet ou matériel personnel devra être débarrassé à la fin de la période de location.

Le mobilier se trouvant à l’intérieur des locaux ne peut être utilisé à l’extérieur sauf sur autorisation d’un responsable communal.

En période de chauffage les occupants devront veiller à fermer les radiateurs si des fenêtres sont ouvertes. Les lumières intérieures et extérieures doivent être éteints à la fermeture des locaux.

 

Tarifs (selon délibération du CM du 9 octobre 2008) :

 

Location du Foyer Rural :

  • La mise à disposition du foyer (salles et équipements) est gratuite pour les associations de la commune dans le cadre normal et habituel de leurs activités. Il en est de même pour les structures émanant des collectivités territoriales en dehors de tout cadre commercial. Il ne sera prêté gratuitement que 5 fois par an aux associations de la commune pour organiser des manifestations (hors réunions et utilisation pour l’activité de l’association)
  • La grande salle sera louée aux associations extérieures à la commune et à tous les autres organismes ou personnes dans les conditions suivantes :
  • La journée sera facturée 110 € pour les habitants de la commune et 160 € pour les organismes  ou personnes non domiciliés sur la commune. De plus les personnes qui n’utiliseraient le Foyer Rural que dans la soirée pour faire un repas devront s’acquitter du prix d’une journée.
  • La demi-journée sera facturée 60 € pour les habitants de la commune et 80 € pour les organismes  ou personnes non domiciliés sur la commune.

Location des tables et des chaises du Foyer Rural :

  • Il sera demandé 2 euros pour une table et ses deux bancs par jour ou pour le week-end, il ne sera rien demandé aux associations de la commune.
  • Les chaises ne seront plus ni louées ni prêtées considérant le mauvais état de celles-ci.

Location de la vaisselle :

  • la vaisselle ne sera plus louée
  • La vaisselle ne sera prêtée qu’aux associations de la commune qui en seront responsables et elle sera gratuite mais elle sera vérifiée le lendemain de la manifestation.

 

Entretien des locaux

  • Les utilisateurs et/ou les traiteurs devront respecter les consignes de fonctionnement du matériel de la cuisine. Il appartient au loueur d’informer le traiteur de la réglementation qui régit la location du FR et de s’assurer qu’il possède bien les assurances nécessaire à la pratique de son activité professionnelle.
  • En outre, le loueur devra s’acquitter des tâches suivantes :
  • le nettoyage du mobilier et du matériel loué (produits de nettoyage non fournis, sauf produit du lave-vaisselle),
  • la collecte des déchets et détritus (y compris ceux encombrants le parking) dans des sacs poubelles et leur stockage dans les conteneurs prévus à cet effet,
  • le tri du verre  et des cartons collecte dans les conteneurs adéquats,
  • d’enlever toutes les décorations, banderoles et affiches diverses mises pour l’occasion.
  • Tous les sols devront être balayés et nettoyé correctement. Les sanitaires devront être lavés et désinfectés. L’évier, les réfrigérateurs, la machine à laver la vaisselle et la gazinière seront laissées propres. Les filtres du lave-vaisselle seront rincés.

 

  • En résumé, il est impératif de laisser le foyer rural dans un état de propreté impeccable.

 

  • Un état des lieux sera effectué avant chaque manifestation ponctuelle (thé dansant, repas, soirée à thème ….) et le lendemain en présence du responsable communal et du loueur. Cet état des lieux n’a pas lieu d’être pour les usages récurrents (séances de GV, réunions du club de l’amitié, mises à disposition dans le cadre des TAP et des activités scolaires, …)

 

Responsabilité – Assurance – Matériel

 

  • Conformément à la législation, les utilisateurs sont tenus de prendre une assurance responsabilité civile couvrant tant les risques corporels que matériels pouvant être encourus par les membres, les adhérents ou de toute autre personne dont l’utilisateur a la garde.

    Une copie de l’attestation d’assurance sera remise au secrétariat de mairie.

    Le matériel installé dans les salles est mis à disposition des utilisateurs dans le cadre exclusif de leurs activités. L’utilisateur ne devra pas déplacer, ni démonter le matériel scellé ou fixé.

    Les organisateurs sont responsables de la bonne tenue de leur public ou de leurs invités et sont responsables envers la commune des éventuelles dégradations causées.

    La commune décline toute responsabilité en cas d’accident pouvant survenir du fait de l’activité du loueur et/ou de ses invités.

  • En cas de dégradations volontaires et dans le cas où la responsabilité de l’utilisateur est démontrée, les frais de remise en état du FR seront à sa charge.

    En aucun cas, la commune ne pourra être tenue pour responsable du vol ou de la perte d’objets personnels.

    En conséquence, une caution de 150€ en chèque à l’ordre du Trésor Public sera exigée à la signature du contrat de location le vendredi précédant la location. La caution sera rendue après paiement des sommes dues et dès que l’état des lieux aura été effectué par le personnel communal.

 

 

Mesures d’hygiène et de sécurité.

 

  • Le preneur, organisateur de la manifestation s’engage à garantir la sécurité des invités en respectant les consignes suivantes :
  • – il est interdit de fumer dans la salle, conformément au décret n°2006-1386 du 15 novembre 2006,
  • – tout matériel, éventuellement installé par l’utilisateur en plus de celui qui est mis à sa disposition par la commune, doit répondre aux exigences de sécurité en vigueur. Il est en outre de la responsabilité de l’utilisateur de veiller à ce que ce matériel soit installé suivant ces mêmes exigences,
  • – les portes d’accès et les issues de secours doivent être totalement dégagées,
  • – n’entreposer aucun produit, dit à risques, dans la salle ou ses abords,
  • – maintenir accessible tous les moyens de secours (robinet de gaz, extincteurs etc.),
  • – les animaux ne sont pas autorisés à pénétrer dans le FR, à l’exception des chiens guides d’aveugles.
  • – le preneur est tenu de se conformer aux horaires et de respecter la tranquillité du voisinage en évitant les nuisances sonores et les gènes anormales (fermeture des portes et fenêtres, baisse du son, aucune installation extérieure …),
  • – l’utilisateur est tenu d’effectuer les démarches administratives afférentes à la manifestation (déclaration S.A.C.E.M, autorisation d’ouverture de buvette etc.).

 

L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement intérieur du Foyer Rural et s’engage à en respecter toutes ses consignes.  

 

Pour toute réservation veuillez vous adresser à la mairie:

Tél : 05-53-56-80-12

 

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